Wissenssicherung und Übergabe im Gremium — bevor Erfahrung verloren geht

In jedem Gremium gibt es Wissen, das nirgends steht: Warum in einer Vereinbarung genau die Formulierung verhandelt wurde, welche Zusage im Nebensatz gemacht wurde oder wen man im Haus anruft, wenn es schnell gehen muss. Solange die Kolleg*innen da sind, die das wissen, fällt es nicht auf – Nach der nächsten Wahl, einem Renteneintritt oder bei langfristigen Krankheitsfällen wird allerdings plötzlich klar, was an Wissen fehlt – Oft, wenn es schon zu spät ist. Deshalb arbeiten wir mit Ihrem Gremium daran, dieses Wissen sichtbar zu machen und strukturiert zu sichern  — solange es noch verfügbar ist.

Was verloren geht, wenn niemand es aufschreibt

Betriebsratsarbeit ist über Jahre gewachsen. Vieles davon steckt nicht in Beschlüssen und Ordnern, sondern in Köpfen: in Verhandlungsgeschichte, in Kontakten, in dem Gespür dafür, was im eigenen Betrieb funktioniert. Fällt eine Person aus, fehlt selten eine Datei — es fehlt der Zusammenhang. Neue Mitglieder starten dann bei null, obwohl das Gremium das Thema längst bearbeitet hat. In der Praxis läuft es auf Fragen wie diese hinaus:

• Wie kommen neue Mitglieder an Wissen, das nirgends aufgeschrieben ist?
• Wo liegen unsere Unterlagen, und findet sie jemand außer der Person, die sie abgelegt hat?
• Wie stellen wir sicher, dass das Thema, das seit Jahren bei einer Person liegt, auch von anderen getragen werden kann?
• Wie kommen neue Mitglieder an Wissen, das nirgends aufgeschrieben ist?
• Wie besprechen wir Übergaben, ohne dass sich jemand abgeschoben oder übergangen fühlt?
• Warum wurde diese Vereinbarung damals eigentlich so verhandelt — und gab es Alternativen?
• Welche Zusagen und Absprachen gelten noch, obwohl sie nie in einer Vereinbarung festgehalten wurden?
• Wie gelingt es, das Wissen ans neue Gremium weiterzugeben, wenn nach der nächsten Wahl die Hälfte neu besetzt ist?

Diese Fragen lassen sich beantworten — aber nur, solange die Kolleg*innen noch da sind, die es wissen.

Wenn die Übergabe selbst zum Thema wird

Wissensübergabe ist selten nur eine Organisationsfrage. Wer ein Thema jahrelang bearbeitet hat, gibt damit zugleich Einfluss und Ansehen im Gremium ab. Und neue Mitglieder erleben oft, dass ihnen Zuständigkeiten zwar formal übertragen werden, die Entscheidungen aber weiterhin woanders fallen. Kommen dazu noch unterschiedliche Vorstellungen von guter Gremienarbeit, wird daraus schnell ein Konflikt, der als Sachfrage verhandelt wird, obwohl er keine ist.

Solche Situationen sind erwartbar und nicht zwangsläufig ein Zeichen dafür, dass etwas schiefläuft. Wir sprechen sie deshalb offen an, statt sie im Ablauf zu übergehen: mit moderierten Formaten, in denen beide Seiten benennen können, worum es ihnen geht, mit einer Rollenklärung, die Zuständigkeiten und tatsächliche Entscheidungswege trennt, und wenn nötig mit Einzelgesprächen neben dem Seminar.

Ein Gremium ist kein Unternehmen

Vieles im Gremium ist vertraulich und gehört in keine offene Ablage. Die Besetzung entscheidet keine Personalplanung, sondern eine Wahl. Und Übergaben berühren Rollen und Einfluss, nicht nur Zuständigkeiten. Standardrezepte aus der Organisationsentwicklung greifen deshalb nicht — wir arbeiten mit Werkzeugen, die zu diesen Bedingungen passen.

Unser Angebot: ein Seminar in fünf Schritten

Wir arbeiten mit Ihrem Gremium an Ihrem tatsächlichen Wissensbestand, nicht an einem Modellfall. Am Ende steht kein Konzeptpapier, sondern ein Maßnahmenplan mit Zuständigkeiten und Terminen.

Beim Format passen wir uns Ihren Bedürfnissen an, die Durchführung ist sowohl in Präsenz (In-House oder in unseren Räumlichkeiten) als auch digital möglich. Die Dauer variiert ja nach Umfang zwischen ungefähr einem bis drei Seminartagen.

Für welche Gremien sich das Angebot besonders lohnt

Wissenstransfer ist keine Frage des Zeitpunkts, sondern der Struktur. Besonders lohnt sich das Angebot für Gremien, in denen einzelne Themen seit Jahren bei einer Person liegen, für größere Gremien mit Ausschüssen, in denen Wissen vorhanden ist, aber nicht dort ankommt, wo es gebraucht wird, und für Gremien mit vielen Vereinbarungen, deren Entstehungsgeschichte nur noch mündlich existiert. Ebenso nach einer Wahl mit vielen neuen Mitgliedern und immer dann, wenn Wechsel absehbar sind. Je stärker Ihre Arbeitsfähigkeit an einzelnen Personen hängt, desto mehr bringt es, das Wissen jetzt zugänglich zu machen.

Warum Arbeit und Leben Hamburg?

Arbeit und Leben Hamburg ist als gemeinnütziger und gewerkschaftsnaher Bildungsträger seit über 30 Jahren als geprüfte Weiterbildungseinrichtung tätig und nach ISO 9001 zertifiziert. Alle Dozierenden verfügen über langjährige Praxiserfahrung in der Beratung und Qualifikation von Gremien rund um die Themen Digitalisierung, Transformation und Change Management.

Häufige Fragen

Kosten und Finanzierung

Schulungen für Betriebsräte sind nach § 37 Absatz 6 BetrVG arbeitgeberfinanziert, wenn sie Kenntnisse vermitteln, die das Gremium für seine anstehenden Aufgaben braucht. Genau darum geht es hier: Ein Gremium, in dem zentrales Wissen an einzelnen Personen hängt, kann seine laufenden Aufgaben nach einem Wechsel nicht mehr ordnungsgemäß wahrnehmen. Die Erforderlichkeit hängt allerdings immer von Ihrer konkreten Situation ab. Wir unterstützen Sie deshalb dabei, den Anlass und den Bezug zu Ihren anstehenden Aufgaben nachvollziehbar zu begründen.

Die genaue Höhe richtet sich nach Format und Gruppengröße. Im Erstgespräch schätzen wir mit Ihnen den Bedarf ab, bevor wir ein konkretes Angebot machen. Gerne unterstützen wir Sie auch dabei, die Erforderlichkeit gegenüber dem Arbeitgeber nachvollziehbar zu begründen.

Das Erstgespräch ist in jedem Fall kostenfrei – Egal ob ein Auftrag zustande kommt oder nicht.